在庫管理を効率化する方法|システムを最大限活用するためのポイントとは

業績がなかなか伸びない企業の方で、このような悩みを抱えてはいませんか？

在庫管理が上手くいかず、不良在庫に頭を悩ませている

在庫管理が上手くいけば、他に人員を割きたい部署がある

在庫管理にかかるコストをなんとか削減する方法はないか

実は、業績が伸びない企業は在庫管理に原因があるかもしれません。

なぜなら、在庫管理を適正化できれば、作業ミスを減らし作業効率がアップし、業績連動するからです。

私たち「株式会社Pro-D-use」という経営コンサルティング会社では、これまでたくさんの「在庫管理の効率化」の成功も失敗も見てきました。

本記事では、在庫管理が上手くいかない原因やツール活用のポイントについて解説します。

作業効率を効率化させる際のポイントは以下。

在庫管理の方式を確認し、最適な方法を選ぶ
現在、取り組めていない方法がないか確認する
在庫管理システムを導入するだけでなく最大限活用する

この記事を読めばこんなことが実現できます。

適正な在庫管理が理解できるようになる
不良在庫がなくなり、作業・人員・コストで無駄がなくなる
在庫管理を改善させ、業績に反映させていく

今回の記事を参考に、在庫管理の効率化について理解を深めてみてください。

また当社では「在庫管理のAI化」についても解説していますので、詳しく知りたい方は、ぜひ読んでみてください。

在庫管理とは

在庫管理における在庫とは、「製品在庫・商品在庫」「原料在庫」「仕掛在庫」があります。

一般的な小売業での製品在庫・商品在庫だけを指すのではなく、製造工程で必要になる原料在庫や、加工途中の仕掛在庫も含まれているのです。

企業が所有している棚卸資産、今後現金に変わるモノを在庫と定義した際に、この在庫を適切な量や状態で供給できるように管理することを、在庫管理といいます。

在庫管理の目的

必要な時に必要なモノを適切に供給するためには、適正在庫を保たなくてはいけません。

在庫管理の目的は、大きく分けて、以下の3点です。

過剰在庫を削減する
業務効率と生産性の向上
キャッシュフローがよくなる

適切に在庫管理をし過剰在庫を削減させられると、保管スペースの確保となり、倉庫コストの削減にもつながります。

入庫作業が効率化できれば、社員の負担が減るだけでなく、人件費や残業代を減らせるようにもなるでしょう。

在庫は企業の財産でもあるので、適切に現金化してキャッシュフローを良くしていく必要があります。

在庫管理の方式

在庫管理には、以下のような方式があります。

それぞれの特徴を理解し、企業の事業内容に合った方式を選ぶようにしましょう。

定量発注方式
定期発注方式
不定期不定量発注方式
同期化発注方式
簡易発注方式
分納発注方式

1.定量発注方式

在庫数が一定のラインを下回ったタイミングで発注していくのを、定量発注方式といいます。

発注個数も決められていますので、品目数が多くなっても対応可能で手間が少ない方法です。

オールシーズン需要があるもの、需要の変動が少ない商品や、一定数の在庫を持っておきたい商品の管理に向いています。

急な需要の変化には対応しにくいというデメリットがあります。

2.定期発注方式

一週間や一ヶ月というように、決められた一定期間ごとに発注をするのが定期発注方式です。

発注個数を都度調節できるので、需要に合わせて発注できるのがメリットです。

季節によって需要が異なる商品や、高額な商品でも需要の予測ができれば無駄を減らせる発注方式だといえるでしょう。

扱うジャンル数が多い場合も、定期発注方式が向いています。

3.不定期不定量発注方式

期間も量も決められたラインがなく、担当者の判断により発注するのを不定期不定量発注方式といいます。

クリスマスやお正月のようなイベント関連商品は、一定期間以外には売り上げが見込めませんので、不定期不定量発注が向いています。

ただし、発注担当者には市場データの知識が求められ、責任も伴うという点は理解しておきましょう。

4.同期化発注方式

毎月決まった量の発注をする契約を、同期化発注方式といいます。

半自動的な発注方式となるので、経営が安定していて、必要量があらかじめ予測できる場合に向いているでしょう。

発注の期間は、月に1回、週1回など、契約時に話し合って決定させます。

5.簡易発注方式

古くから製造業で使用されている「ダブルビン方式」「ミニ・マックス法」が、簡易発注方式です。

ダブルビン方式は、2箱の在庫の内の1箱がなくなったら発注をします。

ミニ・マックス法は、最低在庫数を下回ったら自動的に発注される方法です。

需要予測が必要ないのがメリットで、発注の手間を抑えられます。

6.分納発注方式

あらかじめ発注が必要になるタイミングを予測し、分割分納をしてもらうのが分納発注方式です。

一度の納入数を減らせるので、入荷にかかる時間や手間がかからず、倉庫のスペースの確保ができます。

経営が安定しており、消費者需要が一定だと見込まれる商品や材料に向いている発注方式です。

在庫管理が困難な理由

大量の在庫を抱えていると、タイムリーな管理が難しくなってしまう場合もあるでしょう。

在庫管理が困難になってしまうのには、これらの理由が考えられます。

人為的なミスが発生するから
在庫管理のルールが確立されていないから
在庫管理できる人材が偏っているから

入力や現場確認の際には、人為的なミスが発生しやすくなります。

在庫のカウント漏れや重複といったミスを完全に防ぐのは難しいので、システム化するといった抜本的な改革が必要です。

また、ルールが書式化されておらず、限られた従業員の頭の中にしか入っていないというケースは早急にルールを統一化するといった対応が必要になります。

在庫管理を効率化する方法

在庫管理を適切に効率化するための方法をご紹介します。

自社でまだ取り入れられていない方法がないか、確認してみましょう。

先入れ先出しを徹底する
在庫管理の優先順位を考えるABC分析
適切な発注方式を採用する
ピッキング作業を効率化するロケーション管理
在庫回転率・在庫状況を把握する

1.先入れ先出しを徹底する

先入れ先出しとは、先に仕入れた物から順番に消費・出荷させることです。

古い物から順に出荷させていくので、部品のように使用期限のない物でも劣化を防げるというメリットがあります。

先入れ先出しは在庫管理の基本であり、これができていないと無駄な在庫処分や在庫不足で大慌てといった事態も招きかねません。

在庫管理のルールが確立されているのはもちろん、作業員への教育、誰が見てもわかりやすい環境を整えておくのが重要です。

2.在庫管理の優先順位を考えるABC分析

在庫管理をしていく上で、商品の売れ行きや利益による優先順位を考える必要があります。

ABC分析とは、商品の売り上げや金額などの指標から決めた評価軸により分類し、管理していく方法です。

売り上げが高い商品からランク付けをして、在庫が切れないように発注するべき商品、在庫が切れてから発注すればいい商品を分けて管理しておきます。

ABC分析を活用すれば、安定した売上構築につながるでしょう。

3.適切な発注方式を採用する

上記でご説明した6つの発注方式から、適切な発注方式を採用します。

適した方法を選択すれば、在庫不足や在庫過多に悩む必要はなく、適正在庫を維持できるでしょう。

過去の売り上げや季節によるイベントを意識するだけでなく、社会情勢も需要に大きく影響します。

まずは自社内で在庫過多や在庫不足になりがちな商品を把握し、発注方法を分析していかなければなりません。

4.ピッキング作業を効率化するロケーション管理

倉庫内でのピッキングを効率化するため、在庫位置を管理するのがロケーション管理です。

ロケーション管理は、以下の3つの方法があります。

固定ロケーション	位置を固定した在庫管理
フリーロケーション	状況により位置を臨機応変に変更する
ダブルトランザクション	固定ロケーションとフリーロケーションを組みあわせ

1番シンプルなのは、位置を固定して置く固定ロケーションで、どこに何があるのかがわかりやすく、欠品のリスクも少ない方法です。

一方、フリーロケーションは流動的に場所を変えていくので、倉庫の無駄なスペースを作らないというメリットがありますが、ピッキングの作業効率では、固定ロケーションに劣るでしょう。

ダブルトランザクションは保管と作業の効率の向上が見込めますが、商品補充作業に手間がかかります。

上記の中から適した方法を選び、倉庫でのピッキングを効率化できるようにしましょう。

5.在庫回転率・在庫状況を把握する　

在庫管理は、在庫回転率や在庫状況の把握が必要不可欠です。

バーコードやICタグ、在庫管理ツールを活用し、作業を効率化するのが望ましいでしょう。

また売れなくなった在庫、現金化が難しい商品をいつまでも抱えてはいないでしょうか。

在庫数が多いほど管理が複雑になりますので、不要だと判断される商品は処分する必要があるか検討していきましょう。

在庫管理を効率化するメリット

在庫管理を効率化するには、システムの導入も視野に入れていきましょう。

入荷から出荷までを自動で管理できますので、確実な管理ができるようになります。

以下の点から、在庫管理を効率化するメリットについてご説明します。

現場でのメリット
経営上のメリット

1.現場でのメリット

現場ではこのようなメリットを感じられるようになります。

在庫が把握できるので効率が上がる
目視確認や記入・手入力の人為的ミスがなくなる
作業者の負担軽減になる

在庫管理がシステム化できれば、正確な情報を瞬時に確認できるでしょう。

また、時間のロスやタイムログがなくなり、人為的なミスがなくなるというメリットがあります。

そして、作業の無駄がなくなるので、作業員の負担も軽くなって、作業の効率化につながっていきます。

2.経営上のメリット

経営面では、このようなメリットを感じられるようになります。

余剰在庫や欠品が減る
ロケーション管理がしやすくなる
倉庫のスペースを有効活用できる
不良在庫の発生を防止
管理コスト・残業代を削減できる

在庫管理のシステム化は、現場での働きづらさを改善させるだけでなく、作業を適切に効率化させ、余剰在庫や欠品がなくなれば経営面でも無駄がなくなり、利益に繋げられるでしょう。

人件費や残業代、経費の削減という好循環のサイクルが期待できます。

現場に合う在庫管理のツールを選ぶ

在庫管理にはツールの活用がおすすめです。

代表的な在庫管理のツールについて、お伝えします。

在庫管理のシステム・サービス　
Excel

1.在庫管理のシステム・サービス　

在庫管理を専門としたシステムやサービスは多数あります。

このような機能が搭載されていますので、ひとつ導入するだけでも大幅に作業の手間を削減できるでしょう。

入荷・出庫の管理（在庫数管理）
ロケーション管理
棚卸
データ抽出・分析

リアルタイムでの管理が実現しますので、発注システムと連携させれば自動発注も可能になります。

最初のシステム導入時にコストがかかるのがデメリットとなりますので、企業規模に応じた必要なシステムを見極める必要があります。

2.Excel

Microsoft社のExcelは在庫管理にも活用できます。

商品の流れが可視化できますし、エクセル関数やマクロによっていくつかの作業を自動化させられます。

馴染みのあるツールなので、導入に抵抗を感じる人が少ないのは大きなメリットです。

すでにパソコンにExcelが搭載されていれば、導入コストもかかりません。

しかし、あくまで表計算ソフトなので、リアルタイムでの在庫の確認には不向きであるため、最初の導入の際には、ある程度の知識も必要になります。

在庫管理システムを活用するポイント

解雇管理システムを上手に活用するために、これらのポイントを意識しておきましょう。

在庫管理のルールの徹底
連携性の高い在庫管理システムを選ぶ

1.在庫管理のルールの徹底

在庫管理ツールは、自動で管理をしてくれるものではありますが、ツールの管理や運用ルールについては、あらかじめ決めておきましょう。

在庫管理ツールの管理は、複数の拠点があったとしても共通したルールを作るのがポイントです。

誰もが理解できるルールを徹底し、現場はそのルールに従った管理をしていきましょう。

2.連携性の高い在庫管理システムを選ぶ

在庫管理は、調達管理や販売管理とも密接に関わっていますので、連携性の高い在庫管理システムを選ぶと良いでしょう。

在庫管理システムと調達管理システムが連携できれば、仕入れの際の重複データ発生の予防が可能になります。

在庫管理を単体で考えるのではなく、より効率的な活用ができる方法を考えてみてください。

在庫管理を見直してみよう

在庫管理の方式はひとつではなく、取り扱う商品や売り上げ、季節イベントのタイミングにも左右されます。

在庫不足や欠品をできるだけなくし、無駄のない管理・運営ができれば、現場にとっても経営面から見てもメリットは多いです。

状況によっては、在庫管理システムの導入を検討してみましょう。

新しいツールの導入はコストもかかりますので、企業規模に合ったものを選んで、上手に活用していただけたらと思います。

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