業務改善が進まない5つの原因とは？現場と経営層の壁を越える具体策を徹底解説
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- DX
- 経営ノウハウ
- 2025年12月25日
中小企業の経営者や後継者は、こんな疑問やお悩みをお持ちではないでしょうか？
- 業務改善プロジェクトが思うように進まず、現場からの反発に悩んでいる
- 経営層の理解が得られず、業務改善の必要性を感じているのに動けない
- 何から手をつければいいのかわからず、業務改善の糸口が見つからない
現場の抵抗や経営層の理解不足など、業務改善を進める中でさまざまな壁に直面している方は多いものです。
業務改善を成功させるには経営層と現場の対話が不可欠です。外部の専門家の力を借りることで、客観的な視点から業務改善を進められます。
中小企業の業務改善が進まない原因は以下の5つです
▼業務改善が進まない5つの原因
- 原因1. 経営層が業務改善から逃げている
- 原因2. 業務改善の目的・ゴールが間違っている
- 原因3. 課題の洗い出しと優先順位付けができていない
- 原因4. 業務が属人化しノウハウが共有されていない
- 原因5. 導入したツールやシステムが課題とマッチしていない
業務改善が進まない状況を打破するには具体的なアプローチが必要です。
筆者は「(株)Pro-D-use」という事業承継やDXに強い経営コンサルティング会社を経営しており、これまで多くの中小企業の業務改善を支援してきました。
本記事では業務改善が進まない原因と具体的な解決策を解説します。
▼本記事で解説すること
- 業務改善プロジェクトの良し悪しを判断する方法
- 業務改善が進まない5つの根本原因
- 抵抗を推進力に変える「人」の壁の乗り越え方
- 業務改善が進まない状況を打破する具体的な進め方
業務改善が進まないとお悩みの方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
DXコンサルの検討は、「”なんとなく”で選ぶ」と必ず失敗します。DXは経営戦略からシステム構築・運用まで複雑になるため、” 現場まで入り込んでコンサルする “会社に依頼すべきです。
(株)Pro-D-use（プロディーユース）は、「経営者と現場の間に入り、DXを伴走推進する」コンサルが強みのコンサルティング会社です。これまで多くの中小〜中堅企業のDX推進のご支援で実績をあげてきました。
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目次
【診断チェックリスト】業務改善プロジェクトの良し悪しを決める「5つのチェックリスト」
業務改善プロジェクトが成功するかどうかは、初期段階での準備と進め方に大きく左右されます。
以下の兆候が2つ以上ある場合、業務改善プロジェクトは個人の努力では解決できない状況に陥っていると判断できます。
▼業務改善プロジェクトの成功を左右するチェックリスト
- チェックリスト1. 削減した時間の使い道が把握できていない
- チェックリスト2. 最新ルールがチャットやメールに分散し、正解が共有されていない
- チェックリスト3. 「今回は特別」という特例対応が常態化している
- チェックリスト4. プロジェクト責任者のみが焦っており、他のメンバーに当事者意識がない
- チェックリスト5. 担当者が変わると、プロジェクトが白紙に戻っている
チェックリストの項目に該当する部分があれば、業務改善プロジェクトの見直しが必要です。
自社だけで業務改善をすることに限界を感じている方は、以下のボタンから一度、株式会社Pro-D-useの無料の経営相談をご活用ください。現在の業務改善の課題の抽出から、改善提案、導入から運用まで一気通貫でご支援することが可能です。
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【警告】構造的な罠に陥っていないかチェック
業務改善プロジェクトに構造的な罠があると、業務改善が計画通りに進みません。以下のチェックリストを使って、業務改善プロジェクトが構造的な罠に陥っていないかチェックしてください。
▼構造的な罠に陥っていないか判断するチェックリスト
- プロジェクトの目的とゴールが明確に定義されている
- 経営層がプロジェクトに積極的に関与している
- 現場の意見がプロジェクトに反映されている
- 業務改善の優先順位が明確になっている
- 具体的な数値目標が設定されている
- 定期的な進捗確認とフィードバックの仕組みがある
- 成功事例や小さな成果を共有する文化がある
- プロジェクトメンバーの役割と責任が明確になっている
- 必要なリソース(人材・時間・予算)が確保されている
- 効果測定の方法が明確に定義されている
チェックリストの項目に多く当てはまるほど、業務改善プロジェクトの成功率は高まります。当てはまらない項目が多い場合は、業務改善プロジェクトの見直しが必要です。
» 業務改革コンサルティングの失敗しない選び方を徹底解説！
業務改善が進まない5つの根本原因
業務改善が進まない原因は一般的に以下の5つに分類できます。
▼業務改善が進まない5つの根本原因
- 原因1. 経営層が業務改善から逃げている
- 原因2. 業務改善の目的・ゴールが間違っている
- 原因3. 課題の洗い出しと優先順位付けができていない
- 原因4. 業務が属人化しノウハウが共有されていない
- 原因5. 導入したツールやシステムが課題とマッチしていない
それでは、それぞれについて詳しく解説していきます。
原因1. 経営層が業務改善から逃げている
業務改善が進まない最大の要因は「上層部の関与不足」です。DXや全社的な業務改善は部門間の利害対立や心理的抵抗を伴うため、現場レベルでは解決できない問題が多発します。経営層の理解と関与がないと、業務改善は進みません。
経営層が業務改善から逃げている主な理由は以下のとおりです。
▼経営層が業務改善から逃げている主な理由
- 現状維持を選びやすい心理的バイアスが働いている
- 変化によるリスクや不確実性への不安がある
- 短期的な成果を優先せざるを得ない状況にある
- 意思決定に伴う責任の重さを感じている
- 現場主導で進めるべきだという認識が強くなっている
経営層が業務改善から逃げていると、現場のモチベーションが低下し、業務改善プロジェクトが頓挫する可能性が高まります。業務改善における部門間の調整や権限の問題は、現場の担当者だけでは乗り越えられません。
業務改善を進める中で、経営層には以下の役割が求められます。
▼業務改善を進める中で経営層に求められる役割
- 全社最適の視点に立った明確なリーダーシップの発揮
- 推進チームに対する十分な予算の確保
- 迅速な意思決定を可能にする権限の委譲
経営層の積極的な関与とリーダーシップが、業務改善の成功には不可欠です。
» 嫌われる社長から好かれる社長に変わる方法を徹底解説！
原因2. 業務改善の目的・ゴールが間違っている
業務改善の目的やゴールが間違っていると、プロジェクトは迷走します。業務改善の目的とゴールの設定でよくある間違いは以下のとおりです。
▼業務改善の目的とゴールの設定でよくある間違い
- 業務改善そのものが目的になっている
- 数値目標がない
- 現場の実態と乖離している
- 経営層の独りよがりな目標を設定している
- 短期的な視点に偏っている
業務改善の目的は会社の経営目標と一致している必要があります。業務改善を成功させるためには、業務改善のゴールを「時間削減」ではなく「業務品質や戦略的成果」に設定することがおすすめです。
「どの品質を上げたいか」という戦略的な視点で目標を再設定してください。戦略的な目標設定により、業務改善活動が全社の競争力強化に直結することが可視化され、現場のモチベーション維持につながります。
「時間削減」はあくまで業務改善の結果であり、重要なことは生まれた余力をどこへ再投資するかです。
原因3. 課題の洗い出しと優先順位付けができていない
課題の洗い出しと優先順位付けができていないことも、業務改善が進まない原因の一つです。ツール導入や業務改善そのものが目的になってしまっているケースが多く見られます。本来やるべき「As-is(現状)」「To-be(理想の姿)」が整理されずにプロジェクトが進んでいることがあるため、注意が必要です。
業務改善における課題の洗い出しと優先順位付けでよくある問題は以下のとおりです。
▼業務改善における課題の洗い出しと優先順位付けでよくある問題
- 課題の全体像が把握できていない
- 重要度と緊急度の判断基準がない
- 感覚的な判断に頼っている
- 影響範囲の分析が不十分である
- リソース配分が適切でない
「As-is」と「To-be」を明確にせずに、いきなりツールの選定や施策の実行を行うと、本質的な課題が解決されません。
課題の優先順位付けには重要度と緊急度のマトリックス(※1)を活用しましょう。重要度と緊急度のマトリックスを使うと、業務改善を進めるにあたって取り組むべき課題が明確になります。
※1 重要度と緊急度のマトリックスとは、課題やタスクを「重要度」と「緊急度」で分類し、優先順位をつけるための考え方です。「重要かつ緊急」「重要だが緊急でない」「緊急だが重要でない」「重要でも緊急でもない」の4つの領域に課題やタスクを分類します。
原因4. 業務が属人化しノウハウが共有されていない
業務の属人化は業務改善を妨げる大きな要因です。業務改善における属人化の問題点は以下のとおりです。
▼業務改善における属人化の問題点
- 特定の人しか業務を把握していない
- マニュアルが整備されていない
- 業務プロセスが可視化されていない
- 引き継ぎが不十分である
- ナレッジ共有の仕組みがない
属人化を解消するには業務プロセスの標準化とマニュアル化が必要です。業務の手順や判断基準を明文化し、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようにしましょう。
原因5. 導入したツールやシステムが課題とマッチしていない
ツールやシステムの導入が課題とマッチしていないと、業務改善は進みません。業務改善のためのツールの導入でよくある失敗は以下のとおりです。
▼ツールの導入でよくある失敗例
- 失敗例1. 現場のニーズを十分に把握できていない
- 失敗例2. 操作性に課題があり、現場で定着しにくい
- 失敗例3. 既存システムとの連携が不十分である
- 失敗例4. 必要以上に機能が多く、使いこなせていない
- 失敗例5. 導入後のサポート体制が整っていない
業務改善のためにツールやシステムを導入する際は、実際に使う人の意見を反映させ、操作性の良いものを選びましょう。既存システムとの連携や導入後のサポート体制も、ツールやシステムの重要な選定基準です。
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抵抗を推進力に変える「人」の壁の乗り越え方
業務改善において「人」が壁となるケースも見られます。業務改善による変化に対して、現場から抵抗が起こることは多くあります。
業務改善をスムーズに進めるためには抵抗勢力の心理を理解し、タイプ別に対応することが効果的です。主な抵抗のタイプと攻略アプローチは以下のとおりです。
▼【タイプ別】業務改善の抵抗勢力
| タイプ | 心理的背景(本音) | 攻略アプローチ (チェンジマネジメント) |
|---|---|---|
| 慣習維持型 | 今のやり方を変えるのが面倒・怖いと感じている | 過去を否定せず、スモールスタートで変化の恐怖を和らげる |
| 過去失敗記憶型 | 「どうせまた一過性で終わる」と考えている | 言葉より「小さな実績」を数字で見せる |
| 不安・疑念型 | 自分に新しいスキルが習得できるか不安を感じている | 「あなたを1人にはさせない」と伝え、手厚い研修を用意する |
業務改善による変化に対する抵抗は、現状を良くしたいという思いの裏返しでもあります。抵抗の声に耳を傾け、業務改善のヒントを見つけましょう。現場のキーパーソンを巻き込み、小さな成功体験を積み重ねることで、徐々に組織全体の意識が変わり業務改善が進みます。
業務改善が進まない状況を打破する具体的な進め方【5ステップ】
業務改善が進まない状況を打破するには具体的なアプローチが必要です。業務改善を成功させるためのステップは以下のとおりです。
▼業務改善の具体的な進め方
- ステップ1. 業務フローを可視化して課題を特定する
- ステップ2. 改善の優先順位と具体的な目標を設定する
- ステップ3. 経営層と現場が対話しながら業務改善策を立案する
- ステップ4. 無理のないスケジュールで段階的に実行する
- ステップ5. 効果測定とフィードバックを定期的に行う
それでは、それぞれについて詳しく解説していきます。
ステップ1. 業務フローを可視化して課題を特定する
業務改善を進ませるための第一歩は現状の業務フローを可視化することです。業務フローを可視化することで、以下の課題が明らかになります。
- ボトルネックになっている工程
- 無駄な作業や重複作業
- 属人化している業務
- 情報の流れの断絶
- 非効率な手順
業務フローの可視化にはフローチャート(※2)やプロセスマッピング(※3)を活用しましょう。実際に現場を観察し、従業員へのヒアリングを行うことで、より正確な業務フローを把握できます。可視化された業務フローをもとに、業務改善で解決すべき課題を特定します。
» 中小企業基盤整備機構 J-Net21 「業務プロセスの見直しによる生産性向上」(外部サイト)
※2 フローチャートは業務や作業の流れを図式化したものです。「○」「□」「◇」などの記号を使って、手順・判断・処理の順序をわかりやすく示します。
※3 プロセスマッピングは業務プロセス全体の流れや関係性を可視化する手法です。フローチャートよりも「誰が」「何を」「いつ」「どこで」といった観点が明確になります。
ステップ2. 改善の優先順位と具体的な目標を設定する
業務改善を効率的に進めるために、特定した課題に対して優先順位をつけましょう。改善するべき課題の優先順位を決めるポイントは以下のとおりです。
▼優先順位を決めるポイント
- 影響範囲の大きさ
- 実現可能性
- 投資対効果
- 緊急度
- リソースの制約
改善するべき課題の優先順位が決まったら、業務改善の具体的な目標を設定します。目標は「3か月以内に書類作成時間を30%削減する」のように、数値化できるものにしましょう。
業務改善の目標設定にはSMART原則を活用すると効果的です。SMART原則とは目標を明確かつ達成可能に設定するためのフレームワークです。以下の5つの要素の頭文字を取っています。
▼SMART原則の5つの頭文字
- S(Specific)：具体的である
- M(Measurable)：測定可能である
- A(Achievable)：達成可能である
- R(Relevant)：目的や戦略と関連している
- T(Time-bound)：期限が明確である
SMART原則の5つの要素を満たすことで業務改善の目標が曖昧にならず、行動と成果を結び付けやすくなります。
» 中小企業基盤整備機構 J-Net21「目標の設定と達成のマネジメント」(外部サイト)
ステップ3. 経営層と現場が対話しながら業務改善策を立案する
業務改善策の立案には経営層と現場の対話が欠かせません。経営層と現場が対話することで、実現可能な業務改善策を立案できます。経営層と現場が円滑に対話を進めるためのポイントは以下のとおりです。
▼経営層と現場が円滑に対話を進めるためのポイント
- 経営層が現場の声をしっかりと聞く
- 経営層の視点を共有する
- お互いの立場を理解する
- 合意形成を図る
- 役割分担を明確にする
現場の知恵と経営層の視点を融合させることで、より効果的な業務改善策が生まれます。
» 社長と従業員の理想的な関係を築くステップを徹底解説！
ステップ4. 無理のないスケジュールで段階的に実行する
業務改善の実行は無理のないスケジュールで段階的に進めましょう。業務改善の実行計画を立てるポイントは以下のとおりです。
▼業務改善の実行計画を立てるポイント
- 小さな成功体験を積み重ねる
- パイロット導入から始める
- 定期的な進捗確認を行う
- 柔軟に計画を修正する
- 成果を可視化する
一度に大きな変化を求めると現場の負担が大きくなります。まずは一部の部署で試験的に業務改善策を導入し、成功事例を作りましょう。成功事例を他の部署に展開することで、組織全体の業務改善を進められます。
ステップ5. 効果測定とフィードバックを定期的に行う
業務改善を実行したら効果を測定し、フィードバックを行います。効果測定とフィードバックのポイントは以下のとおりです。
▼効果測定とフィードバックのポイント
- 具体的な数値目標を設定する
- 定期的に効果を測定する
- 成果を関係者と共有する
- 改善点を洗い出す
- 次のアクションプランを立てる
効果測定の結果をもとに、業務改善策を継続するか見直すかを判断します。業務改善の成功事例は積極的に共有し、組織全体の学びにしましょう。効果が出ていない場合は原因を分析し、業務改善策を修正します。
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業務改善が進まない中小企業は外部支援を活用しよう
業務改善が進まない場合、外部の専門家の支援を活用することをおすすめします。外部支援を活用するメリットは以下のとおりです。
▼外部支援を活用するメリット
- 客観的な視点から課題を分析できる
- 専門的なノウハウを活用できる
- 社内の人間関係に左右されない
- 最新の業界動向を取り入れられる
- 効率的に改善を進められる
外部の専門家は客観的な視点から組織の業務改善の課題を分析できます。社内の人間関係に左右されず、専門的なノウハウを活用できるため、外部の専門家に依頼することで効率的に業務改善を進められます。業務改善が進まない場合は外部支援の活用を検討しましょう。
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コラム著者プロフィール
岡島 光太郎
取締役副社長 兼 経営コンサルタント（Co-founder）
事業の「急所」を突き、収益構造を再構築する。
実務と経営を知り尽くした、現場主義の戦略家。
経営における課題は、決して単一の要素では生じません。
営業、マーケティング、財務、システム…。すべてが複雑に絡み合う中で、ボトルネックを的確に見極め、最短距離で解決へ導くこと。それが私の使命です。
私はリクルート等の大手企業における組織マネジメントと、急成長ベンチャーの創業期という「カオス」の両極を最前線で経験しきました。机上の空論ではなく、血の通った実務経験に裏打ちされたコンサルティングで貴社の事業成長を力強くご支援します。
■専門性と実績：収益最大化へのアプローチ
私の強みは、部分最適ではなく「全体最適」の視点にあります。株式会社リクルートでは営業・企画の両面で責任者を務め、MVPほか多数の受賞歴が証明する通り「売る力」を極めました。その後、データXやアソビューといった有力企業の創業・拡大期において、組織作りから新規事業の収益化、マーケティング、事業企画までを牽引。
これら現場叩き上げの知見をベースに、現在は以下の領域をワンストップで支援しています。
▼専門・得意領域
｜収益エンジンの構築｜
新規事業の0→1立ち上げから、Webマーケを連動させた「勝てる組織」の仕組み化。
｜DX/業務基盤の刷新｜
業務プロセスを可視化し、SaaSやITシステム導入による生産性の抜本的向上。
｜財務・資金調達戦略｜
事業計画と連動した融資獲得、キャッシュフロー経営の強化。
■仕事の流儀
「コンサルタントが入ってレポートを出して終わり」という関わり方はいたしません。経営者様の隣で、時には現場の最前線で、貴社の社員以上に貴社の利益にコミットします。
戦略を描くだけでなく、現場が自走できる状態になるまで徹底的に伴走いたします。
■資格・認定
中小企業庁認定：中小企業デジタル化応援隊事業認定IT専門家 / I00087391
経済産業省認定：情報処理支援機関 / 第39号‐24060007（21）
